Ein Analyseteam aus zentralem Projektmanagement, Controlling und je einer Vertretung pro Fachbereich erhebt in vier bis sechs Wochen den IST-Zustand des Projektmanagements. Dazu werden Projektleitende, Teilprojektleitende und Linienverantwortliche interviewt, eine kurze Umfrage verteilt und Projektdokumente stichprobenartig geprüft. Zusätzlich wird erfasst, welche Programmkategorien genutzt werden, etwa für Aufgabenlisten, Terminpläne, Budgetverfolgung und Dokumentenablage. Das Team beschreibt, wie Projekte gestartet werden, wer Entscheidungen trifft, wie Änderungen freigegeben werden und wie Risiken verfolgt werden. Anschließend bewertet das Team die Ergebnisse entlang weniger Kriterien: Transparenz des Status, Verlässlichkeit von Termin- und Ressourcenaussagen, Aufwand für Reporting, Datenqualität und Schnittstellenprobleme zwischen Bereichen. Die Analyse trennt Symptome und Ursachen, zum Beispiel unklare Rollen, fehlende Vorlagen oder widersprüchliche Begriffe. Ergebnis sind eine Stärken-Schwächen-Übersicht, eine Landkarte der genutzten Ansätze, ein priorisierter Handlungsbedarf und konkrete Empfehlungen, welche Vereinheitlichungen und Schulungen zuerst umgesetzt werden. Zusätzlich werden einige schnell umsetzbare Verbesserungen benannt, damit die Organisation sofort erste Entlastung spürt.