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Aufbau einer digitalen Service-Wissensbasis für Kundinnen und Kunden
Adressierte Fähigkeiten
  • Digitaler Kundenservice
Voraussetzungen

Bestehende Website oder Kundenplattform; Zuständigkeiten für Kundeninformationen

Kurzbeschreibung

Ziel der Maßnahme ist es, wiederkehrende Kundenfragen durch eine verständliche digitale Wissensbasis eigenständig beantwortbar zu machen. Ausgangspunkt sind häufig verstreute Informationen auf Website, Formularseiten, PDF-Dokumenten und in E-Mail-Antworten, wodurch Kundinnen und Kunden den passenden nächsten Schritt oft nicht erkennen. Kundenservice, Marketing, Fachbereiche und IT strukturieren zentrale Themen wie Umzug, Abschlag, Zählerstand, Netzanschluss, Störungen, Tarife und Rechnungen in kurzen Artikeln. Die Inhalte werden mit Suchbegriffen, Gültigkeitsdaten, Verantwortlichen und klaren Verweisen auf Self-Service-Formulare versehen. Ein Redaktionsprozess regelt Freigaben, Aktualisierung und Rückmeldungen aus Hotline, Portal und Chatbot. Die IT bindet die Wissensbasis in Website und Kundenplattform ein und achtet auf Barrierefreiheit, Datenschutz und mobile Nutzbarkeit. Ein Pilot mit häufig nachgefragten Themen prüft Verständlichkeit und Suchtreffer; Auswertungen zeigen, welche Inhalte ergänzt oder vereinfacht werden müssen. Ergebnis sind weniger Rückfragen, konsistentere Auskünfte und eine dauerhaft nutzbare Grundlage für Dialogsysteme und Formularassistenten im späteren digitalen Regelbetrieb.

Aufwand
Personeller Aufwand
mittel
Zeitlicher Rahmen
mittel
Komplexität
niedrig
Ressourcen

Personelle Ressourcen:

  • Kundenservice
  • Marketing und Kommunikation
  • Fachbereiche
  • IT-Abteilung
  • Datenschutz

Materielle Ressourcen:

  • Content-Management-System
  • Suchfunktion
  • Redaktionsvorlagen
  • Webanalyse-Dashboard
Möglicher Ablauf
  1. Häufige Kundenfragen sammeln
  2. Themenstruktur und Verantwortliche festlegen
  3. Artikel und Verweise erstellen
  4. Freigabe- und Pflegeprozess definieren
  5. Pilot mit Top-Themen durchführen
  6. Nutzungsdaten auswerten
Risiken
  • Inhalte veralten und erzeugen falsche Auskünfte
  • feste Verantwortliche und Prüfintervalle festlegen
  • Zu technische Sprache verringert Nutzen
  • Texte mit Kundenservice testen
Erfahrungen aus der Praxis