Auf Basis des Messkonzepts richten IT und Fachbereiche die digitale Erfassung der Aktivitätsdaten ein. Wo Zähler-, Fuhrpark- oder Brennstoffsysteme Schnittstellen bieten, werden Daten automatisiert übertragen; wo das nicht geht, nutzen Teams geprüfte Erfassungsformulare mit Pflichtfeldern, Einheiten und klarer Benennung. Jede Organisationseinheit benennt eine Datenpatin oder einen Datenpaten, der wöchentlich Vollständigkeit und Ausreißer prüft, Rückfragen klärt und Korrekturen protokolliert. Controlling rechnet daraus CO₂ nach dem Faktoren-Katalog und dokumentiert jede Faktoränderung mit Datum und Begründung. Die IT speichert freigegebene Datensätze in einer gemeinsamen Datenablage oder Datenplattform-Kategorie und richtet Qualitätskennzahlen ein (Lieferquote, Fehlerrate, Korrekturaufwand). Bei wiederkehrenden Fehlern werden Eingabemasken oder Prozesse angepasst, nicht nur Werte nachgetragen. Ein kurzer wöchentlicher Abgleich zwischen Datenpatinnen und Controlling klärt offene Punkte; bei Ausfällen gibt es eine Eskalation an die jeweilige Bereichsleitung. Nach einem sechswöchigen Pilot wird der Ablauf auf weitere Quellen ausgerollt. So stehen verlässliche Emissionsdaten für Planung, Priorisierung und Nachweis bereit.