Ziel der Maßnahme ist es, Mitarbeitende frühzeitig über den Betriebszustand wichtiger IT-Systeme zu informieren und Doppelkommunikation zu vermeiden. Die IT richtet dafür automatisierte System-Status-E-Mails ein, die täglich kompakt über Verfügbarkeit, geplante Wartungen, relevante Vorfälle und veröffentlichte Änderungen berichten. Fachbereiche benennen kritische Anwendungen und gewünschte Verteiler, damit Informationen zielgruppengerecht ankommen. Bei Störungen werden Zusatzmeldungen mit Zeitstempel, Einschätzung der Auswirkungen, verantwortlicher Ansprechperson und nächsten Schritten versendet. Die Meldungen greifen auf Monitoring- und Ticketdaten zurück, müssen aber fachlich geprüft und verständlich formuliert werden. Klare Vorlagen, ein Pflegeprozess für Verteiler und abgestimmte Eskalationsregeln verhindern Informationsflut. Ergebnis sind höhere Transparenz, schnellere Koordination im Störungsfall und mehr Vertrauen in den IT-Betrieb. Regelmäßige Rückmeldungen der Fachbereiche helfen, Umfang und Taktung der Informationen weiter zu verbessern. Voraussetzung sind gepflegte Systemlisten, verlässliche Monitoringdaten und eine einfache Abstimmung zwischen IT-Betrieb, Kommunikation und betroffenen Fachbereichen. Verantwortliche prüfen monatlich, ob Meldungen gelesen werden und ob Empfängergruppen angepasst werden müssen.